Trong những năm gần đây do điều kiện kinh tế và xã hội phát triển bởi vậy mà nhu cầu về công chứng đang ngày một tăng lên dẫn đến sự thành lập của nhiều văn phòng công chứng tư nhân. Vậy văn phòng công chứng là gì? Điều kiện thành lập văn phòng công chứng? Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng công chứng? Sự khác nhau giữa văn phòng công chứng và phòng công chứng.
Contents
Văn phòng công chứng là gì?
Văn phòng công chứng là một trong những cơ quan, đơn vị, tổ chức được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động trong lĩnh vực công chứng, văn phòng công chứng được xem như một tổ chức dịch vụ hành chính công và được thành lập, vận hành theo những chế định, nguyên tắc có quy định trong Luật Công chứng cùng những văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến hình thức công ty hợp danh khác. Vậy thủ tục thành lập văn phòng công chứng như thế nào?
Điều kiện để thành lập văn phòng công chứng
Căn cứ theo Điều 22 Luật Công chứng năm 2014 quy định về điều kiện thành lập văn phòng công chứng. Theo đó, thủ tục thành lập văn phòng công chứng cần đáp ứng các điều kiện sau:
Điều kiện về loại hình công ty và thành viên sáng lập
Theo quy định tại điều này thì văn phòng công chứng phải thuộc loại hình công ty hợp danh. Văn phòng công chứng phải có từ 02 công chứng viên trở lên. Chỉ có công chứng viên mới có thể đứng ra để làm thủ tục thành lập văn phòng công chứng, phải có ít nhất hai thành viên sáng lập trở lên và không được có thành viên góp vốn. Các thành viên hợp danh chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bằng toàn bộ tài sản của mình.
Điều kiện về người đại diện theo pháp luật.
Trưởng Văn phòng công chứng là người đại diện theo pháp luật của văn phòng công chứng theo quy định của Luật công chứng. Trưởng văn phòng công chứng phải là một trong những công chứng viên hợp danh của văn phòng và đã được hành nghề công chứng từ hai năm trở lên.
Điều kiện về tên gọi
Văn phòng công chứng có tên gọi bao gồm cụm từ “Văn phòng công chứng” đi kèm với họ tên của Trưởng văn phòng hoặc tên của một trong các thành viên hợp danh của văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận. Tên gọi của văn phòng không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của các tổ chức hành nghề công chứng khác. Ngoài ra không được vi phạm văn hóa đạo đức, truyền thống lịch sử, thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Điều kiện về trụ sở
Căn cứ theo quy định tại điều 17 Nghị định số 29/2015 hướng dẫn thi hành một số điều luật của Luật Công chứng năm 2014, trụ sở văn phòng công chứng cần đáp ứng các điều kiện sau:
- Có địa chỉ cụ thể
- Có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật: có nơi tiếp yêu cầu công chứng và lưu trữ hồ sơ.
- Công chứng viên phải nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở khi làm thủ tục thành lập Văn phòng công chứng vào thời điểm đăng ký hoạt động.
- Sở Tư pháp là cơ quan có trách nhiệm kiểm tra văn phòng công chứng có đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng
Điều kiện về con dấu
Căn cứ theo điều 22 Luật Công chứng năm 2014, Văn phòng công chứng phải có con dấu riêng và không có hình quốc huy trên con dấu. Con dấu sẽ được khắc và sử dụng sau khi văn phòng có quyết định cho phép thành lập. Thủ tục và hồ sơ xin khắc dấu và quản lý sử dụng con dấu sẽ được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.
Điều kiện về tài sản
Văm phòng công chứng cần phải có tài sản riêng, độc lập với tài sản của chủ sỏ hữu, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ tài chính và nguồn thu từ phí và thù lao công chứng cùng các nguồn thu hợp pháp khác. Vậy hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng công chứng theo quy định hiện nay như thế nào?
Hồ sơ thủ tục thành lập văn phòng công chứng
Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ thành lập
Hồ sơ trong thủ tục thành lập văn phòng công chứng gồm có:
- Đơn đề nghị thành lập
- Đề án thành lập: sự cần thiết thành lập, dự kiến tổ chức, tên gọi nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai
- Bản sao quyết định bổ nhiệm công chứng viên.
Bước 2: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét quyết định cho phép làm thủ tục thành lập văn phòng công chứng trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Nếu hồ sơ bị từ chối cần phải nêu rõ lý do và người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.
Bước 3: Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp tại địa phương cho phép thành lập trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày có quyết định cho phép thành lập.
Bước 4: Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đầy đủ giấy tờ đăng ký hoạt động.
Bạn có thể tham khảo thêm bài viết trên trang luật hành chính
Sự khác nhau giữa văn phòng công chứng và phòng công chứng
Văn phòng công chứng và phòng công chứng có một vài điểm khác biệt như sau:
- Trưởng văn phòng công chứng do các thành viên hợp danh của văn phòng thỏa thuận và bầu ra còn trưởng phòng công chứng sẽ do ủy ban nhân dân tỉnh có thẩm quyền bổ nhiệm, bãi nhiệm, miễn nhiệm.
- CHủ thể thành lập văn phòng công chứng là các công chứng viên hợp danh đăng ký thành lập còn chủ thể thành lập phòng công chứng là Ủy ban nhân dân tỉnh.
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
-
Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
