Rất nhiều doanh nghiệp khi thành lập sẽ đăng ký mua và sử dụng chữ ký số để tiện lợi hơn trong việc giao dịch và quản lý giấy tờ. Vậy chữ ký số là gì? Doanh nghiệp khi hoạt động có bắt buộc phải sử dụng chữ ký số không?
Contents
Chữ ký số là gì?
Khái niệm về chữ ký số
Căn cứ khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP nêu rõ:
“Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.”
Như vậy, chữ ký số (hay còn gọi là Token) là một dạng chữ ký bằng phương pháp điện tử.
Theo Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP, giá trị pháp lý của chữ ký số được quy định như sau:
– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì yêu cầu đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
– Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức thì yêu cầu đó đối với một thông điệp dữ liệu được xem là đáp ứng nếu thông điệp dữ liệu đó được ký bởi chữ ký số cơ quan, tổ chức và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP.
Cách đăng ký sử dụng chữ ký số
Chữ ký số được mã hóa và sử dụng dưới dạng một thiết bị kết nối là USB. Chữ ký số này được bảo mật bằng mã Pin riêng được cung cấp cho người sử dụng.
Khi doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng chữ ký số có thể đăng ký mua và sử dụng thiết bị của các nhà cung cấp như: Bkav, Viettel, FPT, E-invoice… tùy vào yêu cầu cũng như tài chính của doanh nghiệp.
Hiện tại giá sử dụng chữ ký số vào khoảng từ 02 – 03 triệu đồng/01 năm (tuỳ đơn vị cung cấp dịch vụ)
Công dụng của chữ ký số
Chữ ký số có vai trò quan trọng trong việc kinh doanh, quản lý doanh nghiệp, một số công dụng và ưu điểm nổi bật khi sử dụng chữ ký số như sau:
– Sử dụng thay thế chữ ký tay trong tất cả các trường hợp giao dịch điện tử: phát hành hóa đơn điện tử, nộp báo cáo thuế qua mạng hay ký số các văn bản, đóng bảo hiểm xã hội, ký kết hợp đồng,…
– Sử dụng để ký các văn bản, hợp đồng với đối tác kinh doanh mà hai bên không cần phải trực tiếp gặp nhau, tiết kiệm rất nhiều thời gian đi lại, không phải in ấn các hồ sơ, giấy tờ.
– Đảm bảo tính chính xác, bảo mật dữ liệu. Chữ ký số là bằng chứng cho các giao dịch điện tử, nội dung đã ký kết.
Doanh nghiệp có bắt buộc dùng chữ ký số
Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh.
Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử.
Tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số, cụ thể:
| Các trường hợp | Căn cứ pháp lý |
| Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. | Điểm e khoản 1 Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC. |
| Hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, khi sử dụng hóa đơn điện tử phải có phần chữ ký số. | Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP. |
| Người nộp thuế thực hiện hoạt động kinh doanh tại địa bàn có cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin phải thực hiện kê khai, nộp thuế, giao dịch với cơ quan quản lý thuế thông qua phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật. | Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019. |
- Các loại hình doanh nghiệp phổ biến hiện nay
- Những đặc điểm ít người biết về doanh nghiệp xã hội
- Điều kiện công nhận doanh nghiệp ưu tiên là gì?
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực pháp luật nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
