Chứng thực bản sao là gì? Trình tự thủ tục để tiến hành chứng thực bản sao

0
113

Chứng thực là gì? Chứng thực bản sao là gì? Yêu cầu để chứng thực bản sao? Trình tự thủ tục chứng nhận bản sao từ bản chính? Thành phần hồ sơ thực hiện chứng thực? Cách thực hiện chứng thực? Cơ quan nào có thẩm quyền chứng nhận bản sao? Những thắc mắc này sẽ được chúng tôi giải đáp dưới đây.

chứng thực bản sao
Chứng thực bản sao là gì? Trình tự thủ tục để chứng thực bản sao

Chứng thực là gì? Chứng thực bản sao là gì?

Hiện nay, pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể nào về định nghĩa công chứng nên nhiều người nhầm lẫn giữa chứng thực và công chứng mà người ta thường gọi chung là công chứng mà không hề biết rằng đó là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau.

Theo quan điểm pháp lý, chứng thực được hiểu là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền xác nhận tính đúng đắn, hợp pháp của các văn bản, giấy tờ, chữ ký của các cá nhân nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức liên quan đến kiện tụng hành chính và dân sự, liên quan đến thủ tục tòa án, quan hệ kinh tế,…

Các văn bản pháp luật hiện hành chỉ quy định về định nghĩa chứng thực bản sao, chứng thực hợp đồng và chứng thực chữ ký mà thôi.

Trong đó, tại Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, chứng thực bản sao đã được quy định như sau: “Chứng thực bản sao là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính”.

Yêu cầu để chứng thực bản sao

(i) Các giấy tờ, tài liệu gốc để chứng thực.

(ii) Bản chính giấy tờ, tài liệu không được dùng để làm căn cứ chứng nhận bản sao:

a, ​Bản chính đã bị xóa, sửa chữa, bổ sung hoặc loại bỏ nội dung không hợp lệ.

​b, Bản chính hư hỏng, cũ nát, không xác định rõ được nội dung.

​c, Bản chính được niêm phong hoặc đóng dấu bí mật của cơ quan, tổ chức thích hợp nhưng ghi rõ không được sao chép.

(iii) Bản gốc có nội dung bất hợp pháp hoặc trái đạo đức; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống phá chế độ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xâm phạm nhân phẩm, danh dự, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

(iv) Giấy tờ, tài liệu do cá nhân lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền.

Những yêu cầu này đã được đưa ra trong Quyết định 1329/QĐ-BTP và chính thức có hiệu lực thực thi từ ngày 01/06/2020.

Trình tự thủ tục thực hiện chứng thực bản sao

chứng thực bản sao
Trình tự thủ tục thực hiện chứng thực bản sao

Người đề nghị chứng thực cần phải nộp cả các tài liệu gốc để làm căn cứ chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

(i) Trường hợp người đề nghị thực hiện thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính chỉ nộp bản chính thì cơ quan, tổ chức chụp ảnh bản chính để chứng nhận, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp ảnh.

(ii) Người thực hiện chứng nhận bản sao cần kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nội dung của bản sao có khớp với bản chính không, bản chính của giấy tờ, tài liệu đó không thuộc những trường hợp nào mà bản chính của giấy tờ, tài liệu đó không được sử dụng làm cơ sở để xác thực bản sao thì việc xác thực được thực hiện như sau:

a, Ghi đầy đủ lời chứng chứng nhận bản bản sao đã qua đối chiếu từ bản chính theo mẫu đã quy định;

b, Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của cơ quan, đơn vị thực hiện chứng nhận bản sao và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao từ 2 tờ trở lên thì phải ghi lời khai vào trang cuối, trường hợp nếu như bản sao có từ 2 tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao có chứng thực của bản gốc giấy tờ hoặc tài liệu hoặc nhiều bản sao được chứng thực đồng thời của bản gốc giấy hoặc tài liệu trong cùng một thời điểm đều sẽ được ghi cùng một số chứng thực.

(iii) Người đề nghị chứng nhận bản sao nhận kết quả tại nơi nộp hồ sơ.

Thành phần hồ sơ thực hiện chứng thực bản sao

Khi muốn thực hiện chứng nhận bản sao, mọi người cần phải chuẩn bị một số thành phần hồ sơ như sau:

Bản chính và các tài liệu để làm căn cứ chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trường hợp người đề nghị chứng thực chỉ nộp bản chính thì cơ quan, tổ chức chụp ảnh bản chính để chứng thực, trừ khi cơ quan hoặc tổ chức không có phương tiện để chụp ảnh. Tất cả các trang phải có bản sao hoặc bản sao của bản chính để chứng nhận thông tin đăng ký của bản gốc.

Số lượng: 01 bộ

Cách thực hiện chứng thực bản sao

Khi muốn yêu cầu chứng nhận bản sao, bạn chỉ cần nộp trực tiếp hồ sơ yêu cầu chứng thực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.

Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực bản sao

chứng thực bản sao
Cơ quan nào có thẩm quyền chứng thực bản sao

Bộ Tư pháp quận, huyện, thành phố, thị xã

Bộ Tư pháp quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:

(i) Bản sao có chứng thực bản chính, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ở nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ở Việt Nam phối hợp với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ở nước ngoài để cấp hoặc chứng thực.

(ii) Chứng thực chữ ký trên văn bản, giấy tờ.

(iii) Chứng thực chữ ký của người dịch trên các văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

(iv) Chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản.

(v) Chứng nhận bản sao văn bản, giấy tờ phân chia tài sản thừa kế, trong đó tài sản thừa kế là bất động sản.

Chánh, Phó Chánh Văn phòng Sở Tư pháp thực hiện việc chứng thực các quy định trên, ký xác nhận và đóng dấu của Sở Tư pháp.

Ủy ban nhân dân xã, quận, huyện, thị xã

Ủy ban nhân dân xã, quận, huyện, thị xã có thẩm quyền và trách nhiệm:

(i) Bản sao có chứng thực từ bản chính các văn bản, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp.

(ii) Chứng thực chữ ký trên giấy tờ, tài liệu, không bao gồm chứng thực chữ ký của người dịch.

(iii) Hợp pháp hóa hợp đồng và giao dịch liên quan đến tài sản cá nhân.

(iv) Hợp pháp hóa các hợp đồng, giao dịch liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Pháp luật Nhà nước.

(v) Chứng thực các hợp đồng và giao dịch nhà ở theo Luật Nhà ở.

(vi) Chứng thực di chúc.

(vii) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản thừa kế.

(viii) Văn bản thỏa thuận thừa kế, văn bản khai nhận di sản thừa kế, quyền sử dụng đất và nhà ở.

Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND cấp xã phải ký xác nhận và đóng dấu của UBND cấp xã.

Lưu ý: Việc hợp thức hóa các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại UBND cấp xã nơi có đất. Việc hợp thức hóa các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện ở UBND cấp xã nơi có nhà.

Cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự và các chức vụ khác được phép thực hiện nhiệm vụ lãnh sự

Cơ quan ngoại giao, cơ quan lãnh sự và các chức vụ khác được phép thực hiện nhiệm vụ lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có quyền và trách nhiệm chứng thực sự việc:

(i) Chứng nhận bản sao từ bản chính của các giấy tờ, văn bản do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam ban hành; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam phối hợp với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài để cấp hoặc chứng thực.

(ii) Chứng thực các chữ ký có trên các văn bản, giấy tờ.

(iii) Chứng thực chữ ký của người dịch trên các văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.

Viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao ký và đóng dấu chứng thực của cơ quan đại diện.

Công chứng viên

Công chứng viên sẽ có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực:

(i) Chứng nhận bản sao từ bản chính các văn bản, giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam phối hợp với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài để cấp hoặc chứng nhận;

(ii) Chứng thực chữ ký trên các văn bản, giấy tờ, trừ chứng thực chữ ký người dịch.
Công chứng viên sẽ ký và đóng dấu chứng thực của tổ chức hành nghề công chứng.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

  1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
  2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
  3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.

TRẢ LỜI

Vui lòng nhập bình luận của bạn!
Vui lòng nhập tên của bạn ở đây