Công chứng là gì? Đặc điểm nổi bật của công chứng? Vì sao phải công chứng? Những trường hợp nào bắt buộc phải công chứng? Tất tần tật về thủ tục công chứng theo quy định pháp luật. Chắc chắn bài viết này sẽ rất hữu ích cho những ai đang gặp khó khăn trong vấn đề công chứng giấy tờ.
Contents
Công chứng là gì?
Công chứng là việc công chứng viên của tổ chức hành nghề chứng nhận bằng văn bản tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác là đúng đắn, hợp pháp và không vi phạm đạo đức xã hội của bản dịch văn bản, giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài (sau đây gọi chung là bản dịch) mà pháp luật đã quy định phải có chứng nhận hoặc do cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu.
Từ khái niệm trên, chúng ta có thể hiểu ngắn gọn như sau: Công chứng là việc công chứng viên thuộc các tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận về:
(i) Xác nhận bằng văn bản tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự.
(ii) Chứng nhận tính đúng đắn, hợp pháp và không trái với đạo đức xã hội của bản dịch các văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt dịch ra tiếng nước ngoài hoặc dịch từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
Theo quy định của pháp luật, các văn bản, giấy tờ này phải được chứng nhận, hoặc các cá nhân, tổ chức có thể tự nguyện yêu cầu chứng nhận.
Đặc điểm nổi bật của công chứng
Ở nội dung trước chúng tôi đã nêu rõ công chứng là gì theo quy định của pháp luật. Trong nội dung này, chúng tôi sẽ trình bày cụ thể các đặc điểm nổi bật của công chứng như sau:
(i) Công chứng là hoạt động do công chứng viên thực hiện dựa theo quy định của pháp luật.
(ii) Người yêu cầu chứng nhận có thể là cá nhân, tổ chức Việt Nam hoặc cá nhân, tổ chức nước ngoài yêu cầu chứng nhận hợp đồng, giao dịch, bản dịch.
(iii) Nội dung của chứng nhận là xác lập tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự, xác nhận tính đúng đắn, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch các văn bản, giấy tờ.
(iv) Hiện nay có hai loại giao dịch được xác thực, đó là hợp đồng giao dịch bắt buộc phải chứng thực theo quy định của pháp luật và hợp đồng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự nguyện yêu cầu chứng thực.
Vì sao phải công chứng?
Theo Luật Công chứng của Việt Nam, một số giao dịch bắt buộc phải được công chứng. Việc công chứng sẽ giúp các giao dịch hạn chế rủi ro pháp lý và tranh chấp sau quá trình giao dịch.
Theo quy định của pháp luật hiện hành, người chịu trách nhiệm chứng nhận hiện là công chứng viên. Công chứng viên là người đáp ứng các yêu cầu của Luật Công chứng và được chỉ định để công chứng. Việc chứng thực này phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng. Theo luật chứng nhận hiện hành, tổ chức hành nghề công chứng bao gồm phòng công chứng với văn phòng công chứng.
Do đó, các tổ chức, cá nhân khi muốn thực hiện xác nhận giấy tờ, văn bản thì sẽ phải đến các phòng công chứng hoặc cũng có thể là văn phòng công chứng.
Hiện nay, một số giao dịch pháp luật không yêu cầu chứng thực, tuy nhiên việc chứng thực sẽ giúp các bên giảm thiểu rủi ro đối với các giao dịch, hợp đồng dân sự, thương mại không được chứng thực.
Trong các giao dịch phải xác nhận mà đương sự không thực hiện thì coi như hợp đồng này vô hiệu, không có giá trị pháp lý. Nhìn chung, các giao dịch liên quan đến bất động sản như mua bán, thế chấp, góp vốn, tặng cho,… đều phải có chứng nhận.
Việc chứng thực này không chỉ quan trọng dưới góc độ pháp lý, dưới góc độ kinh tế, nó còn giúp các bên hạn chế rủi ro trong các hợp đồng, giao dịch dân sự, thương mại không được chứng thực.
Những trường hợp nào bắt buộc phải công chứng
Theo quy định hiện hành của Luật công chứng hiện nay thì không có luật nào quy định các trường hợp phải chứng nhận chứng thực. Tuy nhiên mỗi nghiệp vụ khác nhau sẽ có một quy định cụ thể về việc thực hiện chứng thực giấy tờ, văn bản. Và dựa vào những quy định đó mà mọi người có thể yêu cầu được chứng thực giấy tờ theo đúng nghiệp vụ.
Chẳng hạn, theo quy định tại Điều 122 Bộ luật Nhà ở và Điều 430 Bộ luật Dân sự năm 2015, hợp đồng mua bán nhà ở phải được thực hiện chứng thực theo quy định.
(i) Hợp đồng tặng cho bất động sản, trừ trường hợp tặng cho nhà ở để tạ ơn hoặc từ thiện, phải thực hiện việc chứng nhận theo quy định tại Điều 122 của Bộ luật Nhà ở, Khoản 1, Điều 459 của Bộ luật Dân sự năm 2015.
(ii) Hợp đồng cho tặng bất động sản phải được lập thành văn bản và được chứng nhận theo quy định tại Điều 459 Khoản 1 Bộ Luật Dân sự năm 2015.
(iii) Hợp đồng cho tặng quyền sử dụng đất buộc phải chứng nhận theo quy định tại Điểm a Khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai năm 2013.
(iv) Chứng thực di chúc của người khuyết tật, không biết chữ phải được ghi theo Khoản 3 Điều 630 của Bộ Luật Dân sự năm 2015.
(v) Di chúc lập bằng tiếng nước ngoài phải được chứng nhận phù hợp với quy định tại khoản 5 Điều 647 Bộ luật dân sự năm 2015.
(vi) Văn bản, giấy tờ để chọn người giám hộ bắt buộc phải được chứng nhận theo quy định của khoản 2, Điều 48 của Bộ luật Dân sự 2015.
Tất tần tật về thủ tục công chứng theo quy định pháp luật
Chắc hẳn nhiều người cũng đã từng đi xin dấu xác nhận chứng thực giấy tờ, văn bản nào đó rồi đúng không? Đây là một việc diễn ra hết sức bình thường. Hàng ngày, có rất nhiều người đến các địa chỉ công chứng để có thể được xác thực các loại giấy tờ, văn bản phục vụ cho nhu cầu sử dụng của mình. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết rõ về quy trình chứng nhận giấy tờ, văn bản theo quy định của pháp luật.
Thủ tục công chứng đã được pháp luật quy định như sau:
Bước 1: Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết
Người yêu cầu chứng nhận chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo hướng dẫn (bản photocopy và bản chính để đối chiếu) và giao cho phòng tiếp nhận hồ sơ.
Bước 2: Công chứng viên kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ hoặc công chứng viên kiểm tra những hồ sơ đã nhận và cả hồ sơ lưu trữ. Nếu như hồ sơ đã đủ điều kiện để thực hiện chứng nhận thì chấp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ còn thiếu thì bổ sung thêm.
Bước 3: Chuẩn bị giấy tờ
Ngay sau khi đã nhận được hồ sơ đầy đủ, bộ phận nghiệp vụ sẽ thực hiện quá trình soạn thảo hợp đồng giao dịch. Sau khi đã hoàn thiện, hợp đồng giao dịch sẽ được gửi cho bộ phận thẩm định kỹ thuật, thẩm định nội dung để rà soát lại xem có còn vấn đề nào không. Sau đó sẽ chuyển cho các bên đọc lại.
Bước 4: Các bên ký hợp đồng công chứng
Các bên ký tên và điểm chỉ đỏ vào từng trang của hợp đồng. Công chứng viên ký tên sau đó chuyển hồ sơ đến bộ phận đóng dấu, lưu hồ sơ rồi trả hồ sơ.
Bước 5: Nộp phí chứng nhận và nhận bản chính văn bản chứng nhận
Người yêu cầu chứng thực hoặc một trong các bên nộp phí chứng thực, nhận giao dịch, hợp đồng đã được chứng thực.
Trên đây là thủ tục tiến hành việc chứng thực giấy tờ, văn bản mà mọi người cần biết. Điều này sẽ giúp mọi người không gặp quá nhiều khó khăn trong quá trình đi chứng nhận giấy tờ, văn bản. Đồng thời giúp mọi người tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức đi lại, chuẩn bị hồ sơ nữa.
