Chắc hẳn mọi người đều đã nghe nói đến chứng thực chữ ký nhưng không phải ai cũng biết rõ về khái niệm này. Vậy thì chứng thực chữ ký là gì? Điều kiện để được tiến hành chứng thực? Những lưu ý quan trọng trong chứng thực mà mọi người cần biết. Hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu về những vấn đề này qua bài viết sau đây.
Contents
Thế nào là chứng thực chữ ký?
Khái niệm chứng thực chữ ký là gì đã được Pháp luật Việt Nam quy định rõ tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Cụ thể như sau:
“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Điều kiện để tiến hành chứng thực chữ ký là gì?
Không phải ai cũng có quyền tiến hành thực hiện chứng thực chữ ký được mà đã được pháp luật quy định rõ ràng tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Luật công chứng 2014. Trong đó đã nêu rõ các chủ thể có thẩm quyền chứng thực chữ ký. Bao gồm:
(i) Phòng tư pháp trực thuộc quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:
a, Chứng thực các chữ ký có trong văn bản, giấy tờ;
b, Chứng thực các chữ ký của người dịch trong văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài, hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
(ii) Uỷ ban nhân dân thuộc cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký có trong văn bản, giấy tờ. Ngoại trừ việc chứng thực chữ ký của người dịch văn bản, giấy tờ.
(iii) Cơ quan lãnh sự, cơ quan đại diện ngoại giao, và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài có quyền hạn và trách nhiệm như sau:
a, Công chứng chữ ký trên các văn bản, giấy tờ;
b, Chứng thực chữ ký người dịch trên các văn bản, giấy tờ từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt.
Viên chức đại diện lãnh sự, viên chức ngoại giao ký chứng thực và đóng dấu của cơ quan đại diện.
(iv) Công chứng viên có quyền hạn và trách nhiệm: chứng thực chữ ký có trên văn bản, giấy tờ, trừ chứng thực chữ ký của người dịch.
Lưu ý: Việc chứng thực này không phụ thuộc vào địa phương cư trú của người yêu cầu.
4 lưu ý quan trọng trong chứng thực chữ ký cần biết
Trách nhiệm của người yêu cầu công chứng
Người yêu cầu công chứng chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung giấy tờ, văn bản do mình ký để yêu cầu công chứng chữ ký. Người dân không được yêu cầu chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, tài liệu có nội dung:
(i) Nội dung vi phạm pháp luật, quy tắc đạo đức; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống phá chế độ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xâm phạm nhân phẩm, danh dự, uy tín của cá nhân, tổ chức; và vi phạm quyền công dân.
(ii) Văn bản, tài liệu có nội dung hợp đồng, giao dịch, trừ trường hợp có giấy ủy quyền, trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của người đại diện và không liên quan đến quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản, bất động sản.
Một số trường hợp không được công chứng chữ ký
Các trường hợp sau không chứng thực được chữ ký theo quy định tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:
(i) Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực không nhận thức được cũng như không làm chủ được hành vi của mình.
(ii) Người yêu cầu chứng thực không thể xuất trình được hay xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không hợp lệ, giả mạo.
(iii) Văn bản, giấy tờ do người đề nghị cấp giấy chứng nhận chữ ký có nội dung trái pháp luật hoặc trái đạo đức; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống phá chế độ xã hội chủ nghĩa ở Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; xâm phạm nhân phẩm, danh dự, uy tín của cá nhân, tổ chức; và vi phạm quyền công dân.
(iv) Văn bản, giấy tờ có nội dung của hợp đồng hoặc giao dịch, ngoại trừ trường hợp được ủy quyền có giấy uỷ quyền mà không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường cho người đại diện và không liên quan đến việc chuyển giao quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc theo quy định khác của pháp luật.
Chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền
Giấy ủy quyền quy định tại điểm d khoản 4 Điều 24 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP đáp ứng đầy đủ các điều kiện như không phải trả thù lao, không có nghĩa vụ phải bồi thường của bên được ủy quyền và không bên nào liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản sẽ được thực hiện dưới hình thức công chứng chữ ký trong giấy ủy quyền. Và sẽ được thực hiện trong những trường hợp sau:
(i) Uỷ quyền về việc nộp hộ hay nhận hộ giấy tờ, hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật không cho phép;
(ii) Uỷ quyền để nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp và phụ cấp;
(iii) Uỷ quyền nhờ trông nom hộ nhà cửa;
(iv) Uỷ quyền của thành viên trong hộ gia đình để vay vốn Ngân hàng chính sách xã hội.
Ngoài các trường hợp trên, người yêu cầu công chứng chữ ký phải thực hiện các thủ tục theo quy định của pháp luật về công chứng hợp đồng, giao dịch mà không được yêu cầu công chứng chữ ký trong giấy ủy quyền.
Chứng thực chữ ký trên tờ khai sơ yếu lý lịch
Khi muốn thực hiện chứng thực sơ yếu lý lịch, mọi người cần lưu ý:
(i) Người thực hiện việc công chứng chữ ký không được viết bất kỳ nhận xét nào trên sơ yếu lý lịch. Chỉ được phép ghi lời chứng công chứng theo mẫu đã được quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
(ii) Trong trường hợp pháp luật chuyên ngành đã có những quy định khác về việc ghi chú vào sơ yếu lý lịch cá nhân thì các đơn vị có thẩm quyền đã nhắc tới ở phần trên cần tuân theo pháp luật chuyên ngành.
(iii) Người yêu cầu chứng nhận phải chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung được ghi trong tờ khai lý lịch cá nhân của họ. Đối với những mục không có nội dung trong lý lịch cá nhân thì phải gạch bỏ trước khi yêu cầu chứng thực.
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
