Hiện nay, theo quy định pháp luật một số loại hồ sơ và thủ tục bắt buộc phải thực hiện việc chứng thực. Vậy chứng thực là gì? Bản chất thực tế của chứng thực như thế nào?
Contents
Chứng thực là gì?
Tuy nhiên hiện tại, vẫn chưa có bất cứ văn bản pháp luật nào định nghĩa rõ ràng, cụ thể khái niệm “chứng thực” mà chỉ có các khái niệm như “chứng thực chữ ký”, “chứng thực bản sao từ bản chính” và “chứng thực hợp đồng”. Từ đó chúng ta có xác định tổng quát về bản chất của công chứng.
Theo quy định tại Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về Cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chúng thực chữ kí và chứng thực hợp đồng giao dịch, có ba loại chứng thực được quy định như sau:
(i) Chứng thực bản sao từ bản chính có nghĩa là việc các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
(ii) Chứng thực chữ ký có nghĩa là việc các tổ chức, cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, tài liệu, văn bản chính là chữ ký của người yêu cầu chứng thực, hoạt động chứng thực phải thực hiện theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.
(iii) Chứng thực hợp đồng, giao dịch là việc các tổ chức, cơ quan theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chứng thực về địa điểm thời gian giao kết hợp đồng, giao dịch dân sự; cũng như chứng thực về năng lực hành vi dân sự, chữ ký, ý chí tự nguyện hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch dân sự.
Theo quy định tại khoản 3 Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, văn bản chứng thực là văn bản, hợp đồng, giấy tờ, giao dịch đã được chứng thực theo quy định pháp luật.
Dưới góc độ khoa học pháp lý, chứng thực là hoạt động cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân / tổ chức nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ thương mại, dân sự, hành chính, …
Đặc điểm của chứng thực
Chứng thực là việc các cơ quan Nhà nước thực hiện chứng nhận các sự việc, chủ yếu là chứng thực về mặt hình thức của văn bản, giấy tờ mà không đề cập đến nội dung chứng thực;
– Chủ thể thực hiện hoạt động chứng thực: UBND xã, phường, thị trấn; Công chứng viên; Phòng tư pháp; Các cơ quan đại diện ngoại giao, các cơ quan khác được ủy quyền và cơ quan đại diện lãnh sự để thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.
Vậy nên, tùy thuộc vào loại giấy tờ, văn bản, tài liệu cần chứng thực mà người có yêu cầu chứng thực thực hiện chứng thực ở các cơ quan có thẩm quyền khác nhau.
Trong cuộc sống, đôi khi có những hoạt động, sự việc phát sinh liên quan đến một số hoạt động yêu cầu giấy tờ có tính chất pháp lý hay để xác nhận một sự việc nào. Nếu xuất hiện yêu cầu buộc người có liên quan phải có văn bản, giấy tờ hoặc các tài liệu hợp pháp, chính xác để làm bằng chứng chứng minh cho nội dung đó thì cá nhân đó cần thực hiện hoạt động chứng thực theo đúng quy định pháp luật để tránh gặp phải những sai sót, tranh chấp không mong muốn.
Hoạt động chứng thực nhằm đảm bảo tính chính xác, tính trung thực và đảm bảo theo đúng luật và theo các văn bản, tài liệu gốc đã được lưu giữ tại các cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền. Qua đó, giúp các cơ quan quản lý Nhà nước hoạt động, thực hiện các nhiệm vụ công một cách hiệu quả trong mọi hoạt động, lĩnh vực trên phạm vi cả nước.
Bản sao được chứng thực có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch dân sự, thỏa thuận giữa các bên. Đồng thời, chữ ký được chứng thực có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản, hợp đồng.
– Hợp đồng, thỏa thuận và giao dịch được chứng thực theo quy định pháp luật có giá trị chứng cứ chứng minh về địa điểm, thời gian mà các bên đã ký kết hợp đồng, thỏa thuận và giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, thỏa thuận.
Khi nào cần chứng thực?
Theo pháp luật về chứng thực hiện hành, vẫn chưa có các quy định cụ thể các giấy tờ bắt buộc phải chứng thực và các giấy tờ không bắt buộc phải chứng thực.
Tuy nhiên thực tế xử lý các giao dịch, hợp đồng, một số tài liệu yêu cầu xác minh chữ ký. Điêu nay bao gồm:
– Các giấy tờ liên quan đến việc tặng, cho, chuyển quyền sở hữu tài sản có giá trị
– Các tài liệu liên quan đến việc thừa kế tài sản
Các đối tượng của chứng thực
Đối tượng của chứng thực bao gồm:
– Các tài liệu, văn bản, giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền cấp
– Các hợp đồng, giao dịch
– Di chúc của người để lại di sản và các văn bản khác có liên quan
– Chữ ký của người dịch
Cơ quan có thẩm quyền chứng thực
Phòng Tư pháp thuộc các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
– Chứng thực bản sao từ bản chính của các giấy tờ, văn bản do các đơn vị sau cấp hoặc chứng nhận, bao gồm:
+ Các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; hoặc
+ Các cơ quan, tổ chức nước ngoài có thẩm quyền; hoặc
+ Các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam có quan hệ liên kết với cơ quan, tổ chức nước ngoài có thẩm quyền.
– Chứng thực chữ ký của người dịch trên văn bản, tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại, văn bản, tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
– Chứng thực các giao dịch, hợp đồng liên quan đến tài sản động sản;
– Chứng thực các văn bản về thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, văn bản về khai nhận di sản trong trường hợp di sản là động sản.
Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn
– Thực hiện các hoạt động Chứng thực như sau:
+ Bản sao văn bản, giấy tờ, tài liệu từ bản chính do cơ quan có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận;
+ Chữ ký trên các giấy tờ, văn bản, tài liệu không bao gồm chữ ký người dịch;
+ Các hợp đồng và giao dịch liên quan đến động sản, liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất hoặc về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
+ Di chúc hoặc văn bản từ chối nhận di sản;
+ Văn bản thỏa thuận về việc phân chia di sản thừa kế; văn bản về việc khai nhận di sản trong đó di sản là động sản, quyền sử dụng đất và nhà ở.
Lưu ý: Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất do Ủy ban nhân dân cấp thành phố trực thuộc Trung ương nơi có đất thực hiện. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở do Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà ở thực hiện.
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện các chức năng của Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài
Thực hiện các hoạt động chứng thực các văn bản, giấy tờ và tài liệu sau:
– Các tài liệu, văn bản và giấy tờ do các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nước ngoài có thẩm quyền cấp hoặc chứng nhận;
– Chữ ký trên các giấy tờ, văn bản; hoặc chữ ký của người biên dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, và ngược lại từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Công chứng viên
Công chứng viên là người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm chứng thực các tài liệu, giấy tờ và văn bản sau:
– Bản sao có thẩm quyền các giấy tờ, tài liệu gốc do các cơ quan, tổ chức có liên quan của Việt Nam cấp. Các cơ quan, tổ chức nước ngoài có thẩm quyền. Cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam làm việc với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài để cấp hoặc chứng nhận.
– Chứng thực chữ ký giấy tờ và tài liệu, ngoại trừ chữ ký người dịch.
Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu về các thủ tục khác hãy tham khảo: Luật hành chính
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
