Theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch đã quy định, cũng như những bản sao được cấp từ sổ gốc khác, trích lục khai sinh có giá trị sử dụng thay thế cho bản chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Do đó, cá nhân có thể đến đến cơ quan có thẩm quyền để thực hiện xin trích lục giấy đăng ký khai sinh. Vậy, việc cấp trích lục giấy khai sinh được thực hiện bởi cơ quan nào? Người yêu cầu phải chuẩn bị hồ sơ, thực hiện thủ tục như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc thông tin mới nhất về vấn đề trên.
Contents
Cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp trích lục khai sinh cho cá nhân có yêu cầu
Căn cứ quy định tại Khoản 9 Điều 4 Luật hộ tịch năm 2014, chúng ta có thể hiểu trích lục khai sinh chính là văn bản chứng minh rằng cá nhân đó đã thực hiện đăng ký khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền. Người xin cấp trích lục khai sinh sẽ được cấp bản sao chứng thực từ bản chính hoặc từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch.
Theo quy định tại Điều 4 Luật hộ tịch năm 2014, quyền quản lý đối vối cơ sở dữ liệu về hộ tịch được thực hiện bởi các cơ quan sau:
(i) Cơ quan đăng ký hộ tịch: Ủy ban Nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban Nhân dân cấp xã); Ủy ban Nhân dân cấp huyện (gọi chung là Ủy ban Nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện.
(ii) Bộ tư pháp, Bộ ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền.
Cơ quan được giao thẩm quyền quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch sẽ thực hiện việc cấp trích lục hộ tịch cho cá nhân khi có yêu cầu, không phụ thuộc vào nơi cư trú của cá nhân đó (Theo quy định tại Điều 63 Luật hộ tịch năm 2014).
Như vậy, dựa trên những căn cứ này có thể xác định, cá nhân có thể thực hiện quyền yêu cầu cơ quan có thẩm quyền cấp trích lục khai sinh cho mình không phụ thuộc nơi cư trú, theo đó cá nhân có thể lựa chọn nơi thực hiện yêu cầu là nơi thường trú, tạm trú hoặc nơi đang sinh sống. Quy định này của Luật hộ tịch năm 2014 đã mở rộng thẩm quyền cấp trích lục khai sinh cho cá nhân, người tiếp nhận yêu cầu của cá nhân không thể từ chối việc cấp trích lục khai sinh cho công dân vì lý do không đăng ký thường trú tại địa phương đó. Có thể nói, quy định này đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi, giảm thiểu chi phí, thời gian đi lại cho người dân.
Hồ sơ xin cấp trích lục khai sinh
Cá nhân khi yêu cầu cấp trích lục khai sinh cần chuẩn bị hồ sơ với đầy đủ các giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP như sau:
(i) Tờ khai theo mẫu quy định
(ii) Trường hợp cá nhân thực hiện quyền yêu cầu trích lục khai sinh trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền cần chuẩn bị một trong các giấy tờ tùy thân như chứng minh thư, hộ chiếu, thẻ căn cước hoặc giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp để xuất trình cho người tiếp nhận yêu cầu nhằm chứng minh về nhân thân của người cần cấp trích lục khai sinh. Riêng trường hợp nộp hồ sơ qua bưu điện thì ngoài tờ khai theo mẫu cá nhân khi thực hiện quyền yêu cầu phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực của một trong những giấy tờ trên.
Lưu ý:
Trong một số trường hợp cụ thể, khi yêu cầu cấp trích lục khai sinh, người yêu cầu cần phải chuẩn bị thêm một trong các loại giấy tờ sau:
(i) Trường hợp ủy quyền cho người khác thực hiện thủ tục phải có văn bản ủy quyền: Về hình thức, văn bản ủy quyền cần được công chứng hoặc chứng thực theo quy định, trừ trường hợp người được ủy quyền là người thân trong gia đình với người ủy quyền (Ví dụ: ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột)
(ii) Nếu người cần được cấp trích lục khai sinh là người chưa đủ 18 tuổi, hoặc đã đủ 18 tuổi nhưng được xác nhận là mất năng lực hành vi dân sự thì người đại diện theo pháp luật của họ sẽ thực hiện quyền yêu cầu cấp trích lục khai sinh. Trong trường hợp này, người thực hiện yêu cầu cần phải xuất trình giấy tờ để chứng minh là người đại diện.
(iii) Trường hợp tổ chức đề nghị cấp trích lục khai sinh của cá nhân phải có văn bản yêu cầu nêu rõ lý do.
(iv) Trường hợp không nhận kết quả trực tiếp, người yêu cầu phải chuẩn bị sẵn bì thư, tem hoặc cước, lệ phí (nếu có) gửi kèm hồ sơ.
(v) Xuất trình thêm sổ hộ khẩu, sổ tạm trú hoặc giấy tờ khác nếu yêu cầu cấp trích lục khai sinh trong giai đoạn chuyển tiếp.
Trình tự thủ tục xin cấp trích lục khai sinh
Theo quy định tại Điều 64 Luật hộ tịch năm 2014, Điều 3 Nghị định 123/2015/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư 15/2015/NĐ-CP, người yêu cầu cấp trích lục khai sinh thực hiện thủ tục theo các bước như sau:
Bước 1: Người yêu cầu nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền.
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 9 Luật hộ tịch 2014, người yêu cầu cấp trích lục khai sinh có thể nộp hồ sơ trực tiếp, nộp qua bưu điện hoặc qua hệ thống trực tuyến.
Bước 2: Cơ quan đăng kí hộ tịch tiếp nhận hồ sơ và thực hiện các công việc sau:
Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ hoặc chưa đầy đủ phải có văn bản hướng dẫn người yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ.
Trên cơ sở báo cáo của công chức Tư pháp hộ tịch, Thủ trưởng cơ quan cấp trích lục khai sinh cho người yêu cầu.
Lưu ý:
Việc cầu cấp trích lục khai sinh không quy định về thời hạn giải quyết, do đó cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm phải giải quyết ngay trong ngày khi tiếp nhận được yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo trong trường hợp yêu cầu được tiếp nhận sau 15 giờ và người tiếp nhận không thể cấp trích lục khai sinh được ngay.
Lệ phí cấp trích lục khai sinh
Theo quy định tại Điều 11 Luật hộ tịch năm 2014, cá nhân khi đăng ký hộ tịch sẽ được miễn lệ phí với các đối tượng sau đây:
(i) Người khuyết tật hoặc người trong gia đình được công nhận là hộ nghèo, gia đình có công với cách mạng.
(ii) Người thực hiện đăng ký kết hôn, khai sinh, khai tử hoặc giám hộ là người Việt Nam ở trong nước
Như vậy, trường hợp nếu cá nhân thực hiện đăng ký các việc hộ tịch khác không thuộc trường hợp trên hoặc yêu cầu cấp bản sao trích lục khai sinh thì phải nộp lệ phí theo quy định.
Mức phí mà cá nhân phải nộp khi thực hiện yêu cầu cấp trích lục khai sinh do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định theo quy định tại Luật phí và lệ phí năm 2015, và Thông tư 250/2016/TT-BTC.
- Trích lục khai sinh, trình tự thủ tục như thế nào?
- Hồ sơ, thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con
- Chưa kết hôn, khai sinh cho con có phải xét nghiệm ADN không?
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực pháp luật nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
