Quy trình thủ tục công chứng từ A-Z

Công chứng là thuật ngữ được hầu hết mọi người nhắc đến khi làm thủ tục giấy tờ tuy nhiên rất nhiều người còn nhầm lẫn với khái niệm chứng thực. Vậy công chứng là gì? Những trường hợp nào bắt buộc phải công chứng? Quy trình công chứng hiện nay như thế nào? Những loại phí mà bạn phải đóng khi công chứng?

Công chứng là gì?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 thì công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của các hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản; tính chính xác, tính hợp pháp và không trái đạo đức xã hội đối với các bản dịch giấy tờ, văn bản được dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài ra tiếng Việt.

Những trường hợp nào bắt buộc phải công chứng

Đối với từng loại giao dịch khác nhau pháp luật sẽ có quy định về việc công chứng các loại văn bản khác nhau theo từng lĩnh vực khác nhau. Thông thường, những giao dịch mà có liên quan đến bất động sản hoặc các giao dịch có liên quan tới động sản có đăng ký quyền sở hữu là những văn bản bắt buộc phải thực hiện thủ tục công chứng hoặc chứng thực. 

• Hợp đồng mua bán nhà ở (Căn cứ tại Điều 122 Luật nhà ở 2014 và Điều 430 Bộ luật dân sự 2015).
• Hợp đồng tặng cho nhà ở, bất động sản trừ trường hợp: tổ chức tặng cho nhà tình nghĩa, nhà tình thương. (Căn cứ tại Điều 122 Luật nhà ở 2014 và Khoản 1 Điều 459 Bộ luật dân sự 2015).
• Hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (Căn cứ tại Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai 2013).
• Hợp đồng đổi nhà ở (Căn cứ tại Khoản 1 Điều 122 Luật nhà ở 2014).
• Hợp đồng góp vốn bằng nhà ở (Căn cứ tại Khoản 1 Điều 122 Luật nhà ở 2014).
• Hợp đồng góp vốn bằng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (Căn cứ tại Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai 2013).
• Hợp đồng thế chấp nhà ở (Căn cứ tại Khoản 1 Điều 122 Luật nhà ở 2014).
• Hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất (Căn cứ Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai 2013).
• Hợp đồng chuyển nhượng mua bán nhà ở thương mại (Căn cứ tại Khoản 1 Điều 122 Luật nhà ở 2014).
• Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất trừ trường hợp: Một bên chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất, tài sản gắn liền với đất mà một bên là tổ chức kinh doanh bất động sản. (Căn cứ tại Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai 2013).
• Hợp đồng tặng cho bất động sản phải được lập thành văn bản có công chứng, chứng thực hoặc phải đăng ký, nếu bất động sản phải đăng ký quyền sở hữu theo quy định của luật (Căn cứ: Khoản 1 Điều 459 BLDS 2015).
• Hợp đồng trao đổi tài sản phải được lập thành văn bản, có công chứng, chứng thực hoặc đăng ký, nếu pháp luật có quy định (Căn cứ: Khoản 2 Điều 455 Bộ luật dân sự 2015).
• Di chúc của người bị hạn chế về thể chất hoặc của người không biết chữ di chúc bằng văn bản không có công chứng, chứng thực chỉ được coi là hợp pháp, nếu có đủ các điều kiện được quy định tại khoản 1 Điều 630 BLDS
• Di chúc được lập bằng tiếng nước ngoài di chúc đó phải được dịch ra tiếng Việt  (Căn cứ tại Khoản 5, điều 647 BLDS 2015).
• Văn bản thừa kế nhà ở, quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất (Căn cứ: Khoản 3 Điều 122 Luật nhà ở 2014 và Điểm c Khoản 3 Điều 167 Luật đất đai 2013).

Tổng quan về quy trình công chứng

Thủ tục công chứng cần các bước sau: 

Bước 1: Nộp hồ sơ 

Người yêu cầu thực hiện thủ tục công chứng chuẩn bị hồ sơ. Thành phần hồ sơ bao gồm: 

• Phiếu yêu cầu công chứng 
• Bản sao giấy tờ tùy thân 
• Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng và quyền sở hữu tài sản 
• Bản sao các loại giấy tờ khác có liên quan. 

Người yêu cầu công chứng nộp trực tiếp tại trụ sở văn phòng công chứng. 

Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ 

• Nếu hồ sơ đầy đủ, phù hợp thì hồ sơ được thụ lý 
• Nếu hồ sơ chưa đầy đủ thì công chứng viên phải ghi vào phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung 
• Nếu hồ sơ không đủ cơ sở để giải quyết thì công chứng viên phải giải thích rõ lý do. 

Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản 

Bước 4: Ký chứng nhận 

Bước 5: Trả kết quả công chứng 

Người yêu cầu thực hiện thủ tục công chứng nhận kết quả giải quyết hồ sơ nhận hồ sơ tại trụ sở văn phòng công chứng. Trả phí và thù lao thực hiện thủ tục công chứng. 

Những loại phí phải đóng khi làm thủ tục công chứng

Phí công chứng được tính theo Thông tư 257/2016/TT-BTC

Thù lao công chứng: Thù lao thủ tục công chứng được tính Do văn phòng công chứng chứng xác định không vượt quá mức trần thù lao công chứng được Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh quy định tại Quyết định số 08/2016/QĐ-UBND ngày 21/3/2016;

Chi phí khác có thể  thỏa thuận giữa người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng.

Nếu bạn đang quan tâm về các thủ tục hành chính như công chứng, chứng thực, bạn có thể tham khảo thêm bài viết trên trang luật hành chính

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

1. 1. Bài viết được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
   2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

   3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn