Chứng thực chữ ký là gì? Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký? Văn bản nào bắt buộc phải chứng thực chữ ký? Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký? Ai là người có thẩm quyền chứng thực chữ ký? Thẩm quyền chứng thực chữ ký của người dịch?
Contents
Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
Dưới góc độ khoa học pháp lý, chứng thực là hoạt động cơ quan nhà nước có thẩm quyền thực hiện xác nhận tính chính xác, hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu, văn bản hoặc chữ ký của các cá nhân / tổ chức nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức có liên quan trong các quan hệ thương mại, dân sự, hành chính, …
Khi nào cần chứng thực chữ ký?
Theo pháp luật về chứng thực hiện hành, vẫn chưa có các quy định cụ thể các giấy tờ bắt buộc phải chứng thực và các giấy tờ không bắt buộc phải chứng thực.
Tuy nhiên thực tế xử lý các giao dịch, hợp đồng, một số tài liệu yêu cầu xác minh chữ ký. Điều nay bao gồm:
– Các giấy tờ liên quan đến việc tặng, cho, chuyển quyền sở hữu tài sản có giá trị
– Các tài liệu liên quan đến việc thừa kế tài sản
Các trường hợp không được chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP như sau:
- Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình.
- Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo.
- Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung quy định tại Khoản 4 Điều 22 của Nghị định này.
- Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản, hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.
Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký
Phòng Tư pháp thuộc các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh
– Chứng thực chữ ký của người dịch trên văn bản, tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và ngược lại, văn bản, tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Ủy ban nhân dân cấp xã, phường, thị trấn
– Thực hiện các hoạt động chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản, tài liệu không bao gồm chữ ký người dịch;
Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền để thực hiện các chức năng của Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài
thực hiện các hoạt động chứng thực chữ ký trên các giấy tờ, văn bản; hoặc chữ ký của người biên dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, và ngược lại từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Công chứng viên
Công chứng viên là người có thẩm quyền và chịu trách nhiệm chứng thực chữ ký giấy tờ và tài liệu, ngoại trừ chữ ký người dịch.
Thủ tục chứng thực chữ ký
Các cá nhân có yêu cầu chứng thực chữ ký của mình phải chuẩn bị các giấy tờ sau đây:
(i) Bản chính hoặc bản sao có chứng thực Căn cước công dân, Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của cá nhân đó;
(ii) Giấy tờ, văn bản có chữ ký của cá nhân đó.
(iii) Cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ yêu cầu chứng thực, nếu thấy đủ giấy tờ theo quy định. Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực phải minh mẫn, có đầy đủ năng lực nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. Và việc chứng thực yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký trực tiếp và thực hiện thủ tục chứng thực như sau:
(iv) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực chữ ký theo mẫu quy định;
(v) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
(vi) Đối với giấy tờ, văn bản có từ (02) hai trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu giấy tờ, văn bản có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Thủ tục chứng thực chữ ký quy định tại Khoản 1, 2 Điều này cũng được áp dụng đối với các trường hợp sau đây:
- Chứng thực chữ ký của nhiều người trong cùng một giấy tờ, văn bản;
- Chứng thực chữ ký của người khai lý lịch cá nhân;
- Chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập theo quy định của pháp luật;
- Chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản.
Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu thêm các trình tự thủ tục hành chính khác, hãy truy cập tại Luật Hành Chính
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
