Xử phạt hành chính đối với các hành vi vi phạm quy định chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là một tài liệu kế toán rất quan trọng. Pháp luật đã có các quy định cụ thể về việc lập, sử dụng chứng từ kế toán. Vậy các hành vi vi phạm quy định chứng từ kế toán sẽ bị xử phạt hành chính thế nào?

– Quy định về chứng từ kế toán

Luật Kế toán 2015 có các quy định liên quan đến chứng từ kế toán như sau:

Chứng từ kế toán phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu

Tên và số hiệu của chứng từ kế toán

Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán

Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán

Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ

Chữ ký, họ tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán

Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện đúng theo quy định pháp luật

Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.

Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định.

Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên phải giống nhau.

Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.

Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định về chứng từ điện tử; được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Chứng từ kế toán phải được ký đúng quy định

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy

Quản lý, sử dụng chứng từ kế toán đúng quy định

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán

Chứng từ kế toán phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế, theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật

Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền có quyền tạm giữ, tịch thu, niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu chứng từ kế toán thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu, ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu

Cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, đóng dấu

– Biện pháp xử phạt hành chính đối với hành vi vi phạm

Cá nhân, tổ chức có hành vi vi phạm quy định về chứng từ kế toán có thể phải chịu phạt tiền, ngoài ra còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả. Quy định cụ thể như sau:

Các mức phạt tiền

Theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, vi phạm quy định về chứng từ kế toán sẽ phải chịu phạt hành chính từ 3.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng, tùy vào từng hành vi và mức độ nghiêm trọng.

Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với các hành vi sau đây:

Mẫu chứng từ kế toán không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định

Tẩy xóa, sửa chữa chứng từ kế toán

Ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ, mực phai màu

Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn

Chứng từ chi tiền không ký theo từng liên

(Mức phạt này áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm thì áp dụng mức phạt gấp đôi).

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi sau đây:

Lập chứng từ kế toán không đủ số liên theo quy định của mỗi loại chứng từ kế toán

Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký

Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền

Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký

Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ

Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định

Để hư hỏng, mất mát tài liệu, chứng từ kế toán đang trong quá trình sử dụng

(Mức phạt này áp dụng với tổ chức vi phạm)

Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với các hành vi sau đây:

Giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự

Thỏa thuận hoặc ép buộc người khác giả mạo, khai man chứng từ kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự

Lập chứng từ kế toán có nội dung các liên không giống nhau trong trường hợp phải lập chứng từ kế toán có nhiều liên cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Không lập chứng từ kế toán khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Lập nhiều lần chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Thực hiện chi tiền khi chứng từ chi tiền chưa có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về kế toán

(Mức phạt này áp dụng với tổ chức vi phạm)

Các biện pháp khắc phục hậu quả

Ngoài bị phạt tiền, người vi phạm còn phải thực hiện các biện pháp khắc phục hậu quả sau đây:

Bổ sung các yếu tố chưa đầy đủ của chứng từ nếu mẫu chứng từ không có đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định

Buộc hủy các chứng từ kế toán bị khai man, giả mạo đối với hành vi giả mạo, khai man chứng từ kế toán

Buộc lập bổ sung chứng từ chưa được lập khi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi không lập chứng từ kế toán cho nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Buộc hủy các chứng từ kế toán đã được lập nhiều lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đối với hành vi lập nhiều lần chứng từ kế toán cho nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

• Xử phạt hành chính đối với hành vi gây mất trật tự công cộng
• Xử phạt hành chính hành vi đánh bạc có bị coi là tiền sự không?

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.

2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý Vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.

3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.