Nội dung cơ bản Nội quy lao động
Nội quy lao động (NQLĐ) là một trong những căn cứ để người sử dụng lao động được quyền xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động nào mà có hành vi vi phạm kỷ luật lao động được NSDLĐ đặt ra phù hợp với quy định của pháp luật lao động
Khái niệm về nội quy lao động
Nội quy lao động của doanh nghiệp là văn bản do người sử dụng lao động ban hành ghi nhận các nội dung về kỷ luật lao động bao gồm các quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh.
Nếu người sử dụng lao động (NSDLĐ) nào sử dụng từ 10 người lao động (NLĐ) trở lên thì Nội quy lao động phải được lập bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 NLĐ thì NSDLĐ không bắt buộc phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động (HĐLĐ).
Trên thực tế, một số NSDLĐ đã xem NQLĐ như là một quyển Sổ tay nhân viên theo thông lệ ở các nước phương Tây (tiếng Anh thường gọi là staff handbook, employee guide, staff manual…) nên ngoài các vấn đề mà PLLĐ yêu cầu như đã được liệt kê ở trên, NSDLĐ lại còn muốn đưa thêm vào NQLĐ các vấn đề nội bộ khác đến quản trị nhân sự, quản trị tài chính, kế toán DN, chẳng hạn như quy trình tuyển dụng, đánh giá nhân viên để xét thưởng, quy trình tạm ứng, thanh toán hóa đơn chi phí, công tác phí… Đa số các nội dung này khi đưa vào NQLĐ và đưa đi đăng ký thì các cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thẩm quyền thường yêu cầu phải bỏ các nội dung đó ra khỏi NQLĐ thì mới đồng ý xác nhận việc đăng ký. Tuy nhiên, trên thực tế cũng có một số cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thẩm quyền vẫn đồng ý cho đăng ký NQLĐ của DN có các nội dung này. Các nội dung được thêm vào NQLĐ nếu không phải hành vi vi phạm kỷ luật lao động (KLLĐ) và không có hình thức xử lý KLLĐ tương ứng thì NSDLĐ không thể xử lý KLLĐ đối với NLĐ khi họ vi phạm được.
Ban hành Nội quy lao động
(i) Theo quy định của PLLĐ, NSDLĐ phải ban hành NQLĐ, nếu NSDLĐ sử dụng từ 10 NLĐ trở lên thì NQLĐ phải bằng văn bản và phải thực hiện thủ tục đăng ký NQLĐ của DN với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thẩm quyền để NQLĐ có hiệu lực pháp luật;
(ii) Đối với NSDLĐ nào sử dụng dưới 10 NLĐ thì sẽ có hai sự lựa chọn. Một là, NSDLĐ sẽ ban hành NQLĐ của DN bằng văn bản nhưng không bắt buộc phải đăng ký NQLĐ và NQLĐ có hiệu lực theo quyết định trong NQLĐ bằng văn bản. Kinh nghiệm cho thấy đây là lựa chọn nên được NSDLĐ ưu tiên áp dụng để giúp cho NSDLĐ xây dựng được hệ thống KLLĐ hành NQLĐ bằng văn bản nhưng phải đưa các thừa dụng trong DN của mình. Hai là, NSDLĐ không bảo thuận nội dung KLLĐ vào HĐLĐ để thực hiện. K đó, hiệu lực về KLLĐ này sẽ theo thỏa thuận của các bên trong HĐLĐ;
(iii) Trước khi ban hành, hoặc sửa đổi, bổ sung NLĐ, NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở; và
(iv) Ngoài ra, rõ ràng là không có NLĐ nào có thể bị xử lý KLLĐ vì đã vi phạm NQLĐ của DN mà ngay chính NLĐ đó cũng không biết đó là hành vi vi phạm. Do đó, NQLĐ của DN phải được thông báo đến tất cả NLĐ làm việc bằng văn bản và những nội dung chính của NQLĐ phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Xem thêm: Dịch vụ pháp lý lao động
Nội dung của Nội quy lao động
Nội dung của NQLĐ không được trái với PLLĐ và quy định của pháp luật có liên quan và phải có các nội dung chủ yếu, chẳng hạn như:
(i) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi;
(ii) Trật tự tại nơi làm việc;
(iii) An toàn, vệ sinh lao động;
(iv) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
(v) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của NSDLĐ;
(vi) Các trường hợp được tạm thời chuyển NLĐ làm việc khác so với HĐLĐ;
(vii) Các hành vi vi phạm KLLĐ của NLĐ và các hình thức xử lý KLLĐ;
(viii) Trách nhiệm vật chất; và
(ix) Người có thẩm quyền xử lý KLLĐ.
Đặc biệt, NSLĐ của DN cần quy định cụ thể các hành vi vi phạm, và các hình thức xử lý KLLĐ tương ứng với từng hành vi vi phạm mức độ thiệt hại, trách nhiệm bồi thường thiệt hại để làm cơ sở cho việc xử lý KLLĐ. Theo quy định của PLLĐ, NSDLĐ có thể quy định mức độ của mỗi hành vi vi phạm trong NQLĐ của DN (từ mức độ nhẹ, trung bình, nặng đến rất nặng) tương ứng với các hình thức xử lý KLLĐ theo thứ tự tăng dần (chẳng hạn như: khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng, cách chức, hoặc sa thải). Cần lưu ý rằng, NSDLĐ không được phép áp dụng các hình thức xử lý KLLĐ khác chẳng hạn như cắt lương, phạt tiền thay thế cho việc xử lý KLLĐ.
Ngôn ngữ của NQLĐ nên là ngôn ngữ viết với các từ đơn nghĩa hoặc được giải nghĩa cụ thể và được sử dụng thống nhất trong NQLĐ. Các câu trong NQLĐ phải đảm bảo cấu trúc chặt chẽ, rõ ràng, dễ hiểu và thể hiện được ý chí của NSDLĐ giúp cho tất cả NLĐ đều hiểu được nội dung của NQLĐ.
Nếu NSDLĐ sử dụng NLĐ là người nước ngoài, NQLĐ của DN đã đăng ký nên được dịch sang ngôn ngữ của những NLĐ đó và phổ biến tại nơi làm việc để đảm bảo tất cả những NLĐ đang làm việc trong DN đều phải hiểu và thực hiện đúng NQLĐ.
Nguồn: Sổ tay pháp luật lao động – LS.Nguyễn Hữu Phước!
