Thủ tục đăng kí nội quy lao động
Theo quy định của pháp luật lao động, người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu NSDLĐ sử dụng từ 10 NLĐ trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản và phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động của DN với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thẩm quyền để nội quy lao động có hiệu lực pháp luật
Khái niệm nội quy lao động
Nội quy lao động của doanh nghiệp là văn bản do người sử dụng lao động (NSDLĐ) ban hành ghi nhận các nội dung về kỷ luật lao động (KLLĐ) bao gồm các quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh.
Nếu NSDLĐ nào sử dụng từ 10 NLĐ trở lên thì NQLĐ phải được lập bằng văn bản, nếu sử dụng dưới 10 NLĐ thì NSDLĐ không bắt buộc phải ban hành NQLĐ bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về KLLĐ, trách nhiệm vật chất trong HĐLĐ.
Trên thực tế, một số NSDLĐ đã xem NQLĐ như là một quyển Sổ tay nhân viên theo thông lệ ở các nước phương Tây (tiếng Anh thường gọi là staff handbook, employee guide, staff manual…) nên ngoài các vấn đề mà PLLĐ yêu cầu như đã được liệt kê ở trên, NSDLĐ lại còn muốn đưa thêm vào NQLĐ các vấn đề nội bộ khác đến quản trị nhân sự, quản trị tài chính, kế toán DN, chẳng hạn như quy trình tuyển dụng, đánh giá nhân viên để xét thưởng, quy trình tạm ứng, thanh toán hóa đơn chi phí, công tác phí… Đa số các nội dung này khi đưa vào NQLĐ và đưa đi đăng ký thì các cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thẩm quyền thường yêu cầu phải bỏ các nội dung đó ra khỏi NQLĐ thì mới đồng ý xác nhận việc đăng ký. Tuy nhiên, trên thực tế cũng có một số cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thẩm quyền vẫn đồng ý cho đăng ký NQLĐ của DN có các nội dung này. Các nội dung được thêm vào NQLĐ nếu không phải hành vi vi phạm KLLĐ và không có hình thức xử lý KLLĐ tương ứng thì NSDLĐ không thể xử lý KLLĐ đối với NLĐ khi họ vi phạm được.
Đăng ký nội quy lao động
(i) Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành NQLĐ cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi NSDLĐ đăng ký kinh doanh (tức là Sở LĐTBXH hoặc Ban quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao có thẩm quyền chấp thuận việc đăng ký NQLĐ nếu trụ sở NSDLĐ đặt tại các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao). Căn cứ vào điều kiện cụ thể, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh có thể ủy quyền cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện thực hiện việc đăng ký NQLĐ theo quy định. NSDLĐ có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi NQLĐ đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
(ii) Hồ sơ đăng ký NQLĐ của DN bao gồm: Văn bản đề nghị đăng ký NQLĐ; Quyết định về việc ban hành NQLĐ; Văn bản góp ý của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở; NQLĐ của DN; và các văn bản của NSDLĐ có quy định liên quan đến KLLĐ và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Đăng ký lại
Như được đề cập ở trên, nội dung của NSLĐ của DN không được trái với quy định của PLLĐ. Nếu khi nhận được hồ sơ đăng ký NQLĐ, cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nhận thấy rằng nội dung NQLĐ có quy định trái với quy định của pháp luật thì sẽ thông báo, hướng dẫn NSDLĐ sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại NQLĐ.
Việc đăng ký lại NQLĐ được thực hiện như đăng ký lần đầu. NSDLĐ sẽ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở về NQLĐ được sửa đổi, bổ sung.
Xem thêm: Nội dung cơ bản của nội quy lao động
Xem thêm: Dịch vụ pháp lý lao động
Các lưu ý khác
Nội quy lao động sẽ có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký NQLĐ.
Theo quy định của BLLĐ, NQLĐ của DN chỉ có hiệu lực sau khi NSDLĐ đã thực hiện thành công thủ tục đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động có thẩm quyền tại nơi mà NSDLĐ có sử dụng từ 10 NLĐ trở lên. Cụ thể, NQLĐ của DN sẽ có hiệu lực sau thời hạn 15 ngày, kể từ ngày cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nhận được hồ sơ đăng ký NQLĐ và có thông báo rằng NQLĐ phù hợp với quy định của pháp luật. Dựa theo nguyên tắc này, đối với NSDLĐ nào có từ 10 NLĐ trở lên, điều kiện tiên quyết để NSDLĐ đó có cơ sở pháp lý để xử lý KLLĐ đối với NLĐ là NQLĐ của họ phải được đăng ký phù hợp với quy định của pháp luật, trừ trường hợp các hành vi phạm đã được quy định rõ trong BLLĐ hay được các bên thỏa thuận tr
Tuy vậy, nguyên tắc này sẽ không được áp dụng đối với trường hợp NSDLĐ sử dụng dưới 10 NLĐ. Cụ thể, theo quy định tại Điều 118 BLLĐ, NSDLĐ nào sử dụng dưới 10 NLĐ thì sẽ không bắt buộc phải ban hành NQLĐ bằng văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước về lao động có thẩm quyền. Theo đó, nếu NSDLĐ ban hành NQLĐ bằng văn bản thì hiệu lực của NQLĐ sẽ do NSDLĐ tự quyết định trong NQLĐ. Bên cạnh đó, NSDLĐ vẫn phải thỏa thuận nội dung về KLLĐ, trách nhiệm vật chất trong HĐLĐ để NLĐ tuần thủ thực hiện theo cam kết hợp đồng ngay cả khi NSDLĐ đã ban hành NQLĐ bằng văn bản. Như vậy, nếu NSDLĐ nào có dưới 10 NLĐ, kể cả khi NQLĐ đó không được đăng ký với cơ quan quản lý
Nhà nước về lao động có thẩm quyền thì NSDLĐ vẫn có quyền căn cứ vào NQLĐ của mình để tiến hành xử lý KLLĐ đối với NLĐ vi phạm theo quy định của PLLĐ.
Nếu NSDLĐ thuộc các trường hợp bắt buộc phải đăng ký NQLĐ (cụ thể là khi NSDLĐ sử dụng từ 10 NLĐ trở lên) mà không thực hiện nghĩa vụ đăng ký nêu trên, thì NSDLĐ có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng
Nguồn: Sổ tay pháp luật Lao động – LS. Lưu Hữu Phước!
