Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đánh giá đối chiếu chữ ký của người ký văn bản có phải là chữ ký thật của người yêu cầu chứng thực hay không.
Chữ ký được sử dụng trong nhiều lĩnh vực công nghiệp khác nhau trong các loại văn bản. Chữ ký được coi là dấu hiệu nhận biết riêng của mỗi cá nhân. Tuy nhiên hiện tượng giả mạo chữ ký vẫn diễn ra phổ biến nhất là trong các giao dịch dân sự.
Nhằm hạn chế những tác hại do việc giả mạo chữ ký gây ra dịch vụ xác thực chữ ký đã ra đời vậy chứng thực chữ ký là gì? Tại sao phải xác thực chữ ký? Chủ thể nào có thẩm quyền xác thực chữ ký.
Contents
Chứng thực chữ ký là gì?
Chứng thực chữ ký là việc cơ quan nhà nước có thẩm quyền đánh giá đối chiếu chữ ký của người ký văn ản có phải là chữ ký thật của người yêu cầu chứng thực hay không.
xác thực chữ ký nhằm xác định các tài liệu yêu cầu chữ ký của người ký tài liệu đó là chữ ký thật không bị giả mạo.
Ngoài giải đáp xác thực chữ ký là gì? Chúng tôi cũng cung cấp những thông tin về xác thực chữ ký theo quy định của pháp luật liên quan để bạn đọc không thể ỏ qua.
Ai là chủ thể có quyền chứng thực chữ ký?
Phòng tư pháp quận huyện thành phố thị xã thuộc tỉnh có thẩm quyền và trách nhiệm:
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản;
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các văn bản tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
– Ủy ban nhân dân cấp xã có quyền hạn và trách nhiệm sau đây:
+ Chứng thực chữ ký trong giấy tờ văn bản trừ chữ ký của người dịch;
– Cơ quan đại diện ngoại giao cơ quan đại diện lãnh sự và tổ chức khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền và trách nhiệm:
+ Chứng thực chữ ký trên tờ văn bản tài liệu;
+ Chứng thực chữ ký của người dịch trong các văn bản tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
Viên chức ngoại giao lãnh sự ký xác nhận và đóng dấu của Cơ quan đại diện.
– Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm: Chứng thực chữ ký trong giấy tờ tài liệu trừ xác thực chữ ký của người dịch.
Lưu ý: Việc xác thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực.
Khi nào được chứng thực chữ ký?
Việc xác thực chữ ký trên giấy ủy quyền được thực hiện trong các trường hợp sau đây:
– Ủy quyền về việc nộp hộ, nhận hộ hồ sơ, giấy tờ, trừ trường hợp pháp luật quy định không được ủy quyền;
– Ủy quyền nhận hộ lương hưu, bưu phẩm, trợ cấp, phụ cấp;
– Ủy quyền nhờ trông nom nhà cửa;
– Ủy quyền của thành viên hộ gia đình để vay vốn tại Ngân hàng chính sách xã hội.
Những trường hợp không được chứng thực chữ ký
Chứng thực chữ ký chỉ được thực hiện khi người yêu câu chứng thực xuất trình đủ giấy tờ hợp lệ và ở trạng thái tinh thần minh mẫn, hoàn toàn làm chủ được ý thức và hành vi của mình. Người yêu cầu xác thựcchữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ, văn bản mà mình ký để yêu cầu xác thực chữ ký.
Theo Điều 25 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP nếu thuộc 04 trường hợp sau đây sẽ không được xác thực chữ ký. Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký có quyền từ chối chứng thực trong các trường hợp sau:
– Tại thời điểm chứng thực người yêu cầu chứng thực chữ ký không iết không kiểm soát được hành vi của mình. .
– Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc bị giả mạo.
– Giấy tờ văn bản do người yêu cầu chứng thực ký có nội dung trái pháp luật đạo đức xã hội; tuyên truyền kích động chiến tranh chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; làm tổn hại danh dự nhân phẩm uy tín của cá nhân tổ chức; vi phạm quyền công dân.
– Giấy tờ chứng thực chữ ký của người nộp đơn với nội dung của hợp đồng giao dịch hai chiều. Trong các trường hợp sau người có thẩm quyền luôn được ủy quyền xác thực chữ ký trên giấy tờ tài liệu: Chứng thực chữ ký trong giấy ủy quyền trong trường hợp ủy quyền không có thù lao không có nghĩa vụ bồi thường của ên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sở hữu quyền sử dụng bất động sản.
Thủ tục khi chứng thực chữ ký bạn phải biết
Người yêu cầu xác thực chữ ký có trách nhiệm báo cáo trụ sở Ủy ban nhân dân có liên quan. xuất trình giấy tờ tùy thân: bản chính hoặc bản sao có chứng thực chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng; kèm theo các giấy tờ tài liệu cần chứng thực.
Người có thẩm quyền xác thực chữ ký nhận văn bản nếu thấy người yêu cầu chứng thực đủ trí tuệ thì yêu cầu người này ký vào giấy tờ văn ản sau đó viết giấy xác nhận và đưa cho người có thẩm quyền ký và đệm. Lời khai nên được viết ngay dưới chữ ký đã được chứng thực hoặc trang tiếp theo của văn bản tài liệu có chữ ký đã được chứng thực.
Đối với giấy tờ tài liệu từ hai (02) trang trở lên thì lời khai phải được ghi vào trang cuối cùng nếu giấy tờ tài liệu có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Đối với văn bản có chữ ký của nhiều người người chứng thực phải chứng thực tất cả chữ ký của những người ký trên giấy tờ tài liệu.
Thời hạn xử lý yêu cầu chứng thực: Cơ quan tổ chức có thẩm quyền xử lý yêu cầu chứng thực kể từ ngày nhận được yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo đối với trường hợp nhận được yêu cầu sau 15 ngày. Trường hợp trả kết quả vào ngày làm việc tiếp theo thì cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn trả kết quả ghi rõ ngày giờ cho người yêu cầu chứng thực.
Lưu ý: Quy trình xác thực chữ ký cũng chỉ áp dụng cho xác thực một lần nếu người yêu cầu chứng thực không thể ký.
Trong trường hợp cần chứng thực giấy tờ tài liệu bằng tiếng nước ngoài cơ quan tổ chức có liên quan có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực cung cấp bản dịch văn bản tài liệu ra tiếng Việt. Người cung cấp bản dịch phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực
Người yêu cầu xác thực chữ ký phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ văn bản mà mình ký yêu cầu xác thực chữ ký; không được yêu cầu xác thực chữ ký trên các giấy tờ văn bản có nội dung:
– Nội dung trái pháp luật đạo đức xã hội; tuyên truyền kích động chiến tranh chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử dân tộc Việt Nam; làm tổn hại danh dự nhân phẩm uy tín của cá nhân tổ chức; vi phạm quyền công dân.
– Vật chứng tài liệu có nội dung của hợp đồng giao dịch trừ trường hợp giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu quyền sử dụng địa ốc.
Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest
- Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
- Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết.
- Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.org.vn.
