Ký nháy có gì khác với ký chính thức?

Chữ ký nháy là gì?

Trong các văn bản pháp luật chưa có quy định cụ thể khái niệm “ký tắt”, “ký nháy” và cách sử dụng của mỗi loại chữ ký. Tuy nhiên, trong một phạm vi khác, ký tắt là hành vi được quy định tại khoản 7 điều 2 Luật Điều ước quốc tế 2016: “Ký tắt là hành vi pháp lý do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền thực hiện để xác nhận văn bản điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam dự định ký là văn bản cuối cùng đã được thỏa thuận với bên ký kết nước ngoài”.

Ngoài ra, điều 9 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2016 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức có quy định như sau:

“1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.

2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “nơi nhận””

Như vậy, bạn có thể hiểu chữ ký nháy (còn gọi là chữ ký tắt) là chữ ký của người có trách nhiệm, nhằm xác định văn bản trước khi ban hành đã được rà soát đúng thẩm quyền, đúng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Chữ ký nháy được xuất hiện ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, có một số chữ ký nháy nằm ở cuối cùng của văn bản và cuối mỗi trang văn bản. Với các văn bản hành chính, chữ ký nháy có thể còn nằm ở bên cạnh chữ “Nơi nhận” thuộc phần ghi tên đơn vị nhận văn bản. 

Chữ ký nháy với văn bản hành chính xác nhận người nào có trách nhiệm soạn thảo, rà soát nên văn bản đó. Chứ ký nháy đối với các bản Hợp đồng, bản thỏa thuận có vai trò ghi nhận sự thỏa thuận giữa hai bên thương lượng trước khi ký chính thức tại cuối văn bản.

Ký nháy hay còn được gọi là ký tắt, người ký nháy không ký đầy đủ chữ ký của mình như chữ ký thông thường nhưng chỉ ký vắn tắt chữ ký tại một số vị trí yêu cầu ký nháy.

Các loại chữ ký nháy:

• Loại thứ nhất: Chữ ký nháy nằm phía dưới từng trang văn bản.

Việc ký này sẽ được thực hiện đối với trường hợp nhiều trang văn bản và được thực hiện ở tất cả các văn bản và được ký vào phía dưới mỗi trang văn bản đó.  Chữ ký nháy này xác nhận tính liền mạch của văn bản, người ký nháy ký tại tất cả các văn bản do mình soạn thảo hoặc do mình được kiểm tra, rà soát nội dung. Chữ ký nháy dưới từng trang có công dụng tương tự như việc đóng dấu giáp lai. Việc ký nháy vào từng trang của văn bản đối với những có nhiều trang thể hiện tính liền mạch của văn bản. Người soạn thảo hoặc người rà soát có thể tránh việc bị đối tượng xấu đánh tráo, thêm hoặc bớt một số nội dung trong các trang của văn bản. Do đó việc kí nháy vào từng văn bản vừa thể hiện được sự kiểm tra văn bản, tạo an tâm cho người ký chính, vừa tránh được rủi ro hậu quả pháp lý không đáng có.

• Loại thứ hai: Ký chốt nội dung ở dòng nội dung cuối cùng của văn bản

Chữ ký nháy này là của người soạn thảo văn bản. Người soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm với nội dung soạn thảo để nhằm mục đích xác định chủ thể soạn thảo ra văn bản đó từ đó để xác định trách nhiệm khi có vấn đề gì xả ra đối văn bản họ soạn thảo, như không đúng về nội dung, thể thức của văn bản hay có khiếu nại về văn bản đó, từ đó dễ dàng giải trình giải quyết khiếu nại..

• Loại thứ ba: chữ ký nháy tại phần chức danh người có thẩm quyền hoặc tại nơi nhận:

Chữ ký nháy ở phần chức danh người có thẩm quyền là chữ ký của người có trách nhiệm kiểm tra văn bản, soát lỗi chính tả hoặc kiểm tra lại nội dung trước khi trình lên người có thẩm quyền ký chính thức.

Khi thực hiện thủ tục cấp lại sổ đỏ cần phải có chữ ký của những ai?

Giá trị pháp lý của chữ ký nháy

Hiện nay, chữ ký nháy chưa được quy định chính thống về thể thức cũng như hiệu lực tại một văn bản pháp luật. Chính vì vậy, chữ ký nháy có giá trị xác nhận cá nhân, cán bộ nào soạn thảo và rà soát văn bản hành chính đó, hoặc xác nhận người đọc văn bản đã đọc hết toàn bộ nội dung văn bản tại trang mình ký nháy.

Người ký nháy không phải chịu trách nhiệm trong các nội dung văn bản do mình ký nháy, mà chủ thể chịu trách nhiệm trực tiếp đó là người có chữ ký chính thức tại văn bản.

Tuy nhiên, nếu cá nhân cán bộ rà soát và soạn thảo văn bản không đúng quy định gây thiệt hại, có thể bị áp dụng những hình thức kỷ luật, khiển trách do nội bộ cơ quan đó áp dụng.

Pháp luật cũng chưa có quy định rõ ràng cụ thể trường hợp nào được ký nháy, hình thức ký nháy là do cá nhân, tổ chức, đơn vị có nhu cầu cần phải thực hiện việc ký nháy trước để tránh trường hợp có sự sai sót, điều chỉnh mất thời gian nên tực hiện việc quy định về ký nháy trong văn bản, cũng như xác định trách nhiệm của chủ thể có thẩm quyền về nội dung của văn bản, hình thức trước khi ban hành.

Thế nào là ký tắt, ký nháy và ký chính thức?

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest:

1. Bài viết trong lĩnh vực nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: info@everest.net.vn.